Calculadora coste reunión: qué es y cuándo usarla
La calculadora del coste de una reunión determina el valor económico perdido cuando un equipo se reúne. Se aplica el concepto de coste de oportunidad: el beneficio que se deja de obtener al dedicar tiempo a esa actividad en lugar de otra más productiva.
Esta herramienta es útil para directivos, responsables de equipos y facilitadores de reuniones. Permite evaluar si una reunión justifica su coste y optimizar la agenda. La calculadora requiere tres datos: número de asistentes, coste por hora por persona y duración en horas.
Cómo se calcula el coste de una reunión: fórmula y pasos
El cálculo sigue esta lógica:
- Multiplica el número de asistentes por el coste por hora por persona.
- Multiplica el resultado anterior por la duración en horas.
- Divide el total entre 60 para obtener el coste por minuto.
Ejemplo:
- Número de asistentes: 5
- Coste por hora por persona: 40 €
- Duración: 1,5 horas
Cálculo:
(5 × 40) × 1,5 = 300 €
Coste por minuto: 300 / 60 = 5 €
Casos prácticos de coste de reunión
Reunión corta con equipo pequeño
Situación: Laura, gerente de un equipo de 4 personas, convoca una reunión de planificación semanal.
- Asistentes: 4
- Coste por hora por persona: 35 €
- Duración: 0,75 horas
Cálculo:
(4 × 35) × 0,75 = 105 €
Coste por minuto: 105 / 60 = 1,75 €
Reunión larga con equipo grande
Situación: Javier, director de operaciones, reúne a su departamento de 12 personas para una revisión trimestral.
- Asistentes: 12
- Coste por hora por persona: 60 €
- Duración: 3 horas
Cálculo:
(12 × 60) × 3 = 2.160 €
Coste por minuto: 2.160 / 60 = 36 €
Reunión con costes desiguales
Situación: Ana, CEO de una startup, reúne a su equipo directivo (5 personas) y a dos consultores externos.
- Asistentes internos: 5 (40 €/hora)
- Asistentes externos: 2 (150 €/hora)
- Duración: 1 hora
Cálculo:
(5 × 40 + 2 × 150) × 1 = 350 €
Coste por minuto: 350 / 60 ≈ 5,83 €
Errores comunes al calcular el coste de una reunión
Error 1: No incluir a todos los asistentes. Corrección: Contabilizar a cada persona que asista, independientemente de su rol.
Error 2: Subestimar el coste por hora de los asistentes. Corrección: Usar el salario bruto anual dividido entre 1.720 horas (jornada laboral anual en España).
Error 3: Olvidar costes indirectos como salas o herramientas. Corrección: Añadir estos costes al total si son relevantes.